Szpital Specjalistyczny w Polsce numer 3
Case studies: Automatyzacja tworzenia harmonogramów sal i zabiegów
Dla: Szpital Wojewódzki w Olsztynie
Streszczenie wykonawcze
Krótko: przejście z papierowych harmonogramów sal i zabiegów na elektroniczny system planowania zwiększa wykorzystanie zasobów, redukuje konflikty terminów, skraca czas administracyjny i poprawia jakość koordynacji między zespołami. Dokument zawiera trzy studia przypadków pokazujące różne skale i modele wdrożenia oraz praktyczny roadmap do realizacji w Szpitalu Wojewódzkim w Olsztynie.
Sytuacja wyjściowa i wyzwania
Ręczne, papierowe harmonogramy prowadzą do konfliktów terminów, podwójnych rezerwacji i trudności w audycie.
Brak centralnej bazy dostępności sal, sprzętu i personelu.
Trudności w raportowaniu i optymalizacji wykorzystania sal.
Czasochłonne zmiany harmonogramów i notyfikacje personelu.
Główne wymagania do rozwiązania: centralne zarządzanie salami, rezerwacje w czasie rzeczywistym, integracja z terminarzem lekarzy i systemem pacjentów (HIS), śledzenie sprzątania i przygotowania sal, audyt i historia zmian.
Case Study A — Pilotaż na Bloku Operacyjnym
1. Cel
Wyeliminowanie konfliktów w rezerwacji sal operacyjnych.
Skrócenie czasu planowania zabiegów i przygotowania sal.
Zapewnienie pełnej przejrzystości dostępności sal i personelu.
Przetestowanie systemu w małej skali przed wdrożeniem szpitalnym.
2. Rozwiązanie
Wdrożenie lekkiego modułu elektronicznego harmonogramowania sal.
Funkcje: kalendarz w czasie rzeczywistym, powiadomienia e-mail/SMS, statusy gotowości sal, baza procedur.
Krótki program szkoleniowy dla zespołu (chirurdzy, instrumentariuszki, anestezjolodzy, koordynator).
3. Efekty wdrożenia
Redukcja konfliktów rezerwacji o ok. 80% w pierwszych tygodniach.
Skrócenie czasu potrzebnego na ustalanie harmonogramów o 50–70%.
Lepsza komunikacja dzięki automatycznym powiadomieniom.
Jasna odpowiedzialność i pełna historia zmian.
Wnioski
Pilotaż umożliwił szybkie zbudowanie zaufania personelu.
Proste funkcje już dały znaczące korzyści operacyjne.
Niezbędne okazały się krótkie szkolenia praktyczne.
Pilotaż udowodnił zasadność szerszego wdrożenia.
